Freiberuflich arbeiten in Deutschland: Der komplette Guide für internationale Fachkräfte

Freiberufliche Arbeit in Deutschland ist eine gute Option für alle, die in Deutschland leben wollen, aber mehr Freiheit in Bezug auf ihren Zeitplan und ihre Verdienstmöglichkeiten wünschen.

Unterschied zwischen Freelancer und Gewerbetreibenden in Deutschland

In Deutschland gilt nicht jeder, der selbstständig arbeitet, als Freiberufler. Das Gesetz unterscheidet klar zwischen Freiberuflern und Gewerbetreibenden. Es ist wichtig, den Unterschied zu kennen, denn er wirkt sich darauf aus, wie du dein Gewerbe anmeldest, Steuern zahlst und deine Aufenthaltserlaubnis bekommst.

Freiberufler (Freiberufler)

Diese Kategorie umfasst Selbstständige in Bereichen, die als "freie Berufe" gelten. Typische Beispiele sind:

• Ärzte
• Anwälte
• Architekten
• Ingenieurinnen und Ingenieure
• Lehrerinnen und Lehrer
• Journalisten
• IT-Berater

Freiberufler müssen kein Gewerbe beim örtlichen Gewerbeamt anmelden. Sie müssen sich nur beim Finanzamt anmelden. Ihre Buchführungs- und Steuerpflichten sind im Allgemeinen einfacher.

Handwerker (Gewerbetreibende)

Wenn deine Arbeit nicht unter die anerkannten Freiberufler fällt, giltst du als Handwerker/in.

Dazu gehören die meisten gewerblichen Tätigkeiten wie das Eröffnen eines Ladens, das Betreiben eines Restaurants oder das Anbieten von handwerklichen Dienstleistungen wie Schreinerei, Friseurhandwerk oder Bauarbeiten.

Gewerbetreibende müssen ihren Betrieb offiziell beim Gewerbeamt anmelden, und in manchen Fällen benötigen sie auch besondere Genehmigungen oder berufliche Qualifikationen.

Rechtliche Anforderungen für die Freiberuflichkeit in Deutschland

Bevor du offiziell als Freiberufler in Deutschland arbeiten kannst, musst du einige rechtliche Schritte unternehmen. Diese Anforderungen stellen sicher, dass deine Arbeit von den Behörden anerkannt wird und dass du die richtigen Steuern und Sozialbeiträge zahlst.

Visum und Aufenthaltserlaubnis für Freiberufler

Wenn du ein Nicht-EU/EWR-Bürger bist, kannst du in Deutschland nicht freiberuflich arbeiten, wenn du nicht die richtige Aufenthaltserlaubnis hast. Du musst ein Visum für Freiberufler beantragen oder, sobald du in Deutschland bist, eine Aufenthaltserlaubnis für eine freiberufliche Tätigkeit. Dafür musst du Folgendes nachweisen:

• Nachweise von Kunden in Deutschland oder Verträge für freiberufliche Projekte.
• Ausreichende finanzielle Mittel für deinen Lebensunterhalt.
• Einschlägige Qualifikationen oder Erfahrungen in deinem freiberuflichen Bereich.
• Krankenversicherung , die den deutschen Standards entspricht.

EU/EWR- und Schweizer Bürger können mit der Selbstständigkeit beginnen, sobald sie ihren Wohnsitz anmelden und die steuerliche Registrierung abschließen.

Finanzamt Registrierungsprozess

Jede/r Freiberufler/in in Deutschland muss sich beim örtlichen Finanzamt anmelden. Dazu musst du den "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" ausfüllen. Sobald deine Anmeldung bearbeitet ist, erhältst du eine Steuernummer, mit der du Rechnungen an deine Kunden ausstellen kannst.

Dieser Schritt ist obligatorisch, auch wenn du als Freiberufler arbeitest oder nur ein geringes Einkommen erzielst. Das Finanzamt wird dich auch fragen, ob du voraussichtlich Umsatzsteuer abführen musst und wie hoch dein voraussichtliches Einkommen ist, damit es deine steuerlichen Pflichten korrekt festlegen kann.

Anforderungen für die Unternehmensregistrierung

Nicht alle Selbstständigen in Deutschland werden als Freiberufler/innen eingestuft. Wenn deine Tätigkeit unter Handel oder Gewerbe fällt, musst du dich auch beim örtlichen Gewerbeamt anmelden und einen Gewerbeschein beantragen.

Beispiele sind die Eröffnung eines Ladens, der Betrieb eines Cafés oder das Anbieten von handwerklichen Dienstleistungen wie Schreinerei oder Schönheitspflege. In manchen Berufen musst du außerdem bestimmte Qualifikationen nachweisen oder zusätzliche Genehmigungen einholen (zum Beispiel in Handwerksberufen, die unter die Handwerksordnung fallen).

Freiberufler hingegen brauchen in der Regel keinen Gewerbeschein.

Wie man sich als Freelancer in Deutschland registriert

Wenn du als Freiberufler in Deutschland arbeiten willst, ist die Anmeldung beim Finanzamt ein wichtiger Schritt. Ohne diese Anmeldung kannst du keine Rechnungen ausstellen oder Steuern zahlen. Das Verfahren ist relativ einfach, wenn du weißt, was dich erwartet.

Schritt-für-Schritt-Anmeldung beim Finanzamt

Hier erfährst du, wie du dich beim Finanzamt anmelden kannst:

1. Melde deine Adresse (Anmeldung) beim Bürgeramt an. Dies ist vor jeder steuerlichen Anmeldung erforderlich.
2. Lade dir den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung herunter oder hole ihn ab, der online über ELSTER (das deutsche Steuerportal) oder direkt beim Finanzamt erhältlich ist.
3. Fülle das Formular mit Angaben zu deiner Person (Adresse, Steuernummer), der Art der freiberuflichen Tätigkeit, den geschätzten Einnahmen und Ausgaben und anderen Details aus.
4. Gib das Formular elektronisch über ELSTER oder persönlich beim Finanzamt ab.
5. Du erhältst deine Steuernummer vom Finanzamt. Diese musst du auf allen Rechnungen an deine Kunden angeben.

Erforderliche Dokumente für die Registrierung als Freelancer

Wenn du dich als Freiberufler registrierst, brauchst du in der Regel:

• Gültiger Reisepass oder Personalausweis.
• Nachweis einer Meldeadresse in Deutschland (Anmeldebestätigung).
• Berufliche Qualifikationsnachweise (wenn dein Beruf reglementiert ist).
• Portfolio, Verträge oder Kundenbriefe zum Nachweis deiner beabsichtigten freiberuflichen Tätigkeit.
• Ausgefüllter Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung).

Zeitplan und Bearbeitungsgebühren

Nach dem Einreichen des Steueranmeldeformulars dauert es normalerweise 2-6 Wochen, bis du deine Steuernummer erhältst, in kleineren Städten kann es aber auch schneller gehen.

Die Anmeldung beim Finanzamt selbst ist kostenlos. Wenn dein Beruf jedoch nicht eindeutig als "freiberuflich" eingestuft ist, musst du dich möglicherweise beim Gewerbeamt anmelden, das in der Regel eine geringe Gebühr erhebt (je nach Stadt etwa 20 bis 40 €).

Freelancer-Visum für Deutschland

Für Nicht-EU/EWR-Bürger/innen ist das Freiberufler-Visum der Schlüssel zum Start einer unabhängigen Karriere in Deutschland. Mit diesem Visum kannst du in Deutschland leben und mit mehreren Auftraggebern zusammenarbeiten, wenn du die Voraussetzungen erfüllst und das richtige Antragsverfahren einhältst.

Anforderungen für das Freelance-Visum

Um sich für ein Visum für Freiberufler zu qualifizieren, müssen die Antragsteller in der Regel nachweisen, dass sie eine nachhaltige freiberufliche Karriere in Deutschland aufbauen können. Zu den wichtigsten Voraussetzungen gehören:

• Nachweis von Kunden in Deutschland durch Verträge, Absichtserklärungen oder Projektangebote von potenziellen Kunden.
• Nachweis, dass du deinen Lebensunterhalt bestreiten kannst, bis deine freiberufliche Tätigkeit etabliert ist.
• Berufliche Qualifikationen wie Diplome, Zertifikate oder relevante Berufserfahrung in deinem Bereich.
• Krankenversicherung , die den deutschen Standards entspricht.
• Gültiger Reisepass und registrierte Adresse in Deutschland (wenn du dich vom Inland aus bewirbst).

Antragsverfahren und Dokumente

In der Regel musst du den Antrag bei der deutschen Botschaft/Konsulat in deinem Heimatland stellen oder, wenn du bereits mit einem anderen gültigen Visum in Deutschland bist, bei der örtlichen Ausländerbehörde.

1. Vereinbare einen Termin mit der Botschaft oder der Ausländerbehörde.
2. Bereite deine Bewerbungsunterlagen vor.
3. Nimm am Visumsgespräch teil, in dem du deine Arbeitspläne erläuterst und zeigst, dass deine Dienstleistungen der deutschen Wirtschaft zugutekommen.
4. Warte auf die Bearbeitung und erhalte ein Visum für Freiberufler (oder eine Aufenthaltserlaubnis , wenn du dich innerhalb Deutschlands bewirbst).

Fintiba Dienstleistungen für Freiberufler in Deutschland

Die Beantragung eines Visums für Freiberufler kann sich überwältigend anfühlen, besonders wenn es darum geht, deine finanzielle Stabilität nachzuweisen und eine Krankenversicherung zu organisieren.

Hier kann Fintiba die Dinge einfacher machen.

Sperrkonto für Visaanträge für Freiberufler

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für ein deutsches Freiberufler-Visum ist der Nachweis, dass du genug Geld hast, um deinen Lebensunterhalt zu bestreiten. Die deutschen Behörden verlangen von den Antragstellern oft die Eröffnung eines Sperrkonto , das garantiert, dass du während deines Aufenthalts genügend Geld für deinen Lebensunterhalt zur Verfügung hast.

Fintiba bietet ein vollständig digitales Sperrkonto , das von deutschen Botschaften und Einwanderungsbehörden weltweit akzeptiert wird. Die Einrichtung erfolgt schnell und vollständig online, und du erhältst offizielle Bestätigungsdokumente, die du deinem Visumantrag beifügen kannst. So ersparst du dir den Ärger mit lokalen Banken oder langwierigen Formalitäten.

Fintiba Plus Paket mit Krankenversicherung

Die Krankenversicherung ist eine weitere obligatorische Voraussetzung für Freiberufler in Deutschland. Ohne gültigen Versicherungsschutz wird dein Visum oder deine Aufenthaltserlaubnis nicht genehmigt. Das Fintiba Plus kombiniert das Sperrkonto mit passenden, auf deine Situation zugeschnittenen Krankenversicherung .

Can International Students Freelance in Germany?

Many international students wonder if they can take on freelance work while studying in Germany.

Die kurze Antwort lautet: normalerweise nein. Das deutsche Einwanderungsgesetz enthält bestimmte Regeln für Inhaber/innen eines Studentenvisums, und es ist wichtig, diese genau zu befolgen, um rechtliche oder visumsrechtliche Probleme zu vermeiden.

Beschränkungen für das Studentenvisum für Freiberufler

Wenn du mit einem Studentenvisum in Deutschland studierst, wird von dir vor allem erwartet, dass du dich auf dein Studium konzentrierst.

Freelancing and self-employment are generally not automatically allowed under a standard student visa. Some students may be able to get special permission from the foreigners’ office (Ausländerbehörde), but this is reviewed case by case.

In contrast, students from the EU/EEA or Switzerland are treated like German students and are allowed to freelance without additional restrictions.

Working Hours Limits for Students

Even for regular part-time jobs, international students on a visa are restricted in how much they can work:

• 140 volle Tage ODER 280 halbe Tage pro Jahr (etwa 20 Stunden pro Woche während des Semesters).
• In den Semesterferien kannst du in der Regel ohne Probleme Vollzeit arbeiten.

Freiberufliche oder selbständige Arbeit ist nicht automatisch in diesen Regeln enthalten. Du musst dafür eine ausdrückliche Genehmigung einholen.

Erforderliche Genehmigungen und Benachrichtigungen

Wenn du dich mit einem Studentenvisum selbstständig machen willst, musst du das tun:

1. Beantrage die Genehmigung bei deiner örtlichen Ausländerbehörde.
2. Gib Details zu deiner freiberuflichen Tätigkeit an (Kunden, Verträge, Art der Dienstleistungen).
3. Erkundige dich bei deiner Hochschule, ob es zusätzliche Einschränkungen für deinen Studiengang gibt.

Freiberufliche Tätigkeit als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer in Deutschland

Viele Menschen in Deutschland entscheiden sich für eine freiberufliche Tätigkeit, während sie einen regulären Job behalten. Das ist möglich, aber es gibt bestimmte Regeln, die du beachten musst, um gesetzeskonform zu bleiben und Probleme mit deinem Arbeitgeber oder dem Finanzamt zu vermeiden.

Rechtliche Voraussetzungen für den dualen Arbeitsstatus

Wenn du bereits eine gültige Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis in Deutschland hast, darfst du unter Umständen zusätzliche freiberufliche Tätigkeiten ausüben, aber nur, wenn deine Erlaubnis die Selbstständigkeit ausdrücklich einschließt. Manche Aufenthaltserlaubnisse sind auf einen Arbeitgeber oder eine Beschäftigungsart beschränkt. Daher musst du möglicherweise eine Verlängerung oder Änderung bei der Ausländerbehörde beantragen, um deine freiberuflichen Rechte zu erweitern.

Zusätzlich zu den Einwanderungsbestimmungen musst du deine freiberufliche Tätigkeit auch beim Finanzamt anmelden und eine Steuernummer für die Ausstellung von Rechnungen erhalten.

Steuerliche Auswirkungen des kombinierten Einkommens

Wenn du eine angestellte Tätigkeit mit freiberuflichen Einkünften kombinierst, werden beide Einkommensströme in deiner jährlichen Einkommensteuererklärung zusammen besteuert. Das bedeutet:

• Dein Arbeitgeber behält bereits jeden Monat Steuern von deinem Gehalt ein.
• Freiberufliche Einkünfte müssen gesondert gemeldet werden, und du musst oft Steuervorauszahlungen leisten.
• Je nach Höhe deines Einkommens kann es sein, dass du für deine Einkünfte als Freiberufler mehrwertsteuerpflichtig bist.

Kurz gesagt, eine freiberufliche Tätigkeit neben einem Angestelltenverhältnis erhöht in der Regel die Komplexität deiner Steuern, weshalb sich viele Menschen dafür entscheiden, einen Steuerberater zu konsultieren.

Meldepflichten des Arbeitgebers

Auch wenn es sich bei der freiberuflichen Tätigkeit um deine persönliche Tätigkeit handelt, musst du nach deutschem Arbeitsrecht deinen Arbeitgeber informieren, wenn du zusätzliche Arbeit annimmst. Damit soll sichergestellt werden:

• Es gibt keinen Interessenkonflikt (z.B. wenn du als Freiberufler für einen Konkurrenten arbeitest).
• Deine freiberufliche Arbeit beeinträchtigt nicht die Leistung in deinem Hauptberuf.
• Du respektierst die gesetzlichen Arbeitszeitbeschränkungen des deutschen Arbeitsrechts.

In den meisten Fällen erlauben die Arbeitgeber eine nebenberufliche Tätigkeit, solange sie nicht mit deinem Arbeitsvertrag kollidiert. Es ist am besten, von Anfang an transparent zu sein, um zukünftige Streitigkeiten zu vermeiden.

Steuern und Sozialversicherung bei Freiberuflichkeit in Deutschland

Freiberuflerinnen und Freiberufler in Deutschland sind für ihre Steuern und Sozialversicherung selbst verantwortlich. Das mag kompliziert klingen, aber das deutsche Steuersystem bietet eine Reihe von Pauschalen und Freibeträgen, die es dir erleichtern, dein zu versteuerndes Einkommen zu reduzieren, ohne dass du jede einzelne Ausgabe verfolgen musst. Im Folgenden findest du einige der wichtigsten Pauschalen für Selbstständige.

Einkommensteuer für Freiberufler

Freiberuflerinnen und Freiberufler müssen auf ihre Gewinne (Einnahmen abzüglich Ausgaben) Einkommensteuer zahlen. Die gute Nachricht ist, dass jeder von dem Grundfreibetrag profitiert, der 2025 12.096 € betragen wird. Einkünfte unterhalb dieser Schwelle sind steuerfrei. Darüber hinaus wird das Einkommen progressiv besteuert, beginnend mit etwa 14 % und steigend mit höheren Einkünften.

Anforderungen an die Mehrwertsteuer (MwSt.)

Neben der Einkommenssteuer müssen die meisten Freiberufler auch die Mehrwertsteuer (USt.) berücksichtigen. Der Standard-Mehrwertsteuersatz beträgt 19 %, für bestimmte Berufe (z. B. Journalismus, Bildung) gilt ein ermäßigter Satz von 7 %.

Wenn dein Jahresumsatz unter 22.000 € (Vorjahr) liegt und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 € betragen wird, kannst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Diese befreit dich von der Erhebung der Mehrwertsteuer, bedeutet aber auch, dass du die Mehrwertsteuer auf Geschäftsausgaben nicht abziehen kannst.

Sozialversicherungsbeiträge

Anders als Arbeitnehmer/innen sind Freiberufler/innen nicht automatisch Teil des deutschen Sozialversicherungssystems. Du musst selbst für deinen Versicherungsschutz sorgen:

• Krankenversicherung: Obligatorisch für alle. Freiberufler können zwischen der gesetzlichen Krankenversicherung und einer privaten Versicherung wählen.
• Rentenbeiträge: Freiwillig für die meisten, aber obligatorisch für bestimmte Berufe (Lehrer, Künstler, Gesundheitswesen).
• Arbeitslosigkeitsversicherung: Optional, aber eine freiwillige Mitgliedschaft ist möglich.

Da die Beiträge teuer sein können, ist es wichtig, sie zusammen mit deinen Steuern einzuplanen.

Steuerabzüge und Pauschalbeträge für Freiberufler

In Deutschland gibt es verschiedene Pauschalen, die Freiberufler nutzen können, anstatt jede einzelne Einnahme zu deklarieren. Diese vereinfachen die Steuererklärung, aber in manchen Fällen kannst du mit der Angabe der tatsächlichen Ausgaben mehr Geld sparen.

Einige wichtige Pauschalbeträge sind:

• Pendlerpauschale (Pendlerpauschale): 0,30 € pro km (bis zu 20 km) und 0,38 € ab dem 21. km, für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz.
• Verpflegungspauschale: 14 € für Fahrten über 8 Stunden (An-/Abreisetag) und 28 € pro vollem Arbeitstag. Im Ausland gelten andere Sätze.
• Homeoffice-Pauschale (Homeoffice-Zuschuss): 6 € pro Tag, maximal 1.260 €/Jahr.
• Umzugskostenpauschale (Umzugskostenvergütung): 964 €, wenn du aus beruflichen Gründen umziehst.