Comment postuler aux universités allemandes : Guide étape par étape

Le processus de candidature peut comporter des étapes complexes, souvent longues, dont vous n'avez peut-être pas encore conscience. Lisez ce qui suit pour en savoir plus sur le processus de candidature dans les universités allemandes, leurs particularités et leurs pièges.

Quand dois-je commencer à poser ma candidature aux universités allemandes ?

Bien que les délais officiels ne soient fixés que quelques mois avant le début du semestre, vous devez considérer que le processus de candidature commence réellement une demi-année, voire une année, à l'avance. En effet, les dates limites ne sont que la dernière étape - avant même de les atteindre, plusieurs étapes qui prennent du temps doivent être soigneusement planifiées.

La plupart des universités allemandes ont deux types d'admission :

• Semestre d'hiver (début en octobre) : les dates limites de candidature se situent généralement entre la mi-mai et la mi-juillet.
• Semestre d'été (début en avril) : les dates limites se situent souvent entre début décembre et mi-janvier.

C'est pourquoi la toute première étape consiste à consulter le calendrier des admissions de l'établissement choisi et à noter soigneusement ces dates.

Même si vous connaissez les dates limites, attendre quelques semaines avant de commencer votre candidature est une source de stress.

Les traductions certifiées de vos certificats scolaires ou universitaires, par exemple, peuvent prendre des semaines à obtenir, surtout si vous avez besoin de timbres officiels ou de copies notariées.

Si votre université exige une documentation d'examen préliminaire (VPD) de la part de uni-assist, ce processus peut prendre à lui seul quelques semaines dans des conditions normales, et beaucoup plus longtemps pendant les périodes de pointe où des milliers d'étudiants internationaux soumettent leur dossier.

Un calendrier réaliste implique que vous commenciez vos préparatifs environ neuf mois avant le début de vos études. Vous aurez ainsi le temps de rechercher des universités, de comprendre leurs conditions d'admission et de vérifier si vos diplômes sont reconnus en Allemagne.

S'y prendre tôt ne permet pas seulement d'éviter les retards, mais aussi d'augmenter ses chances de réussite. Les formations populaires dans des domaines comme la médecine ou l'ingénierie reçoivent beaucoup plus de demandes que de places disponibles, et certaines universités commencent même à examiner les dossiers avant la date limite.

Comment postuler aux universités allemandes ?

L'Allemagne compte plus de 400 universités très différentes les unes des autres. La première étape du processus de candidature n'est en fait pas la candidature elle-même, mais plutôt le choix du programme d'études qui vous intéresse et qui correspond à vos compétences et à votre formation.

Il existe trois voies d'application principales :

• Candidature directe - de nombreuses universités privées et certaines universités publiques gèrent leurs propres admissions.
• uni-assist.de - un service centralisé utilisé par environ 170 universités allemandes, spécifiquement pour les étudiants internationaux.
• hochschulstart.de - un portail national principalement utilisé pour les candidats allemands à des programmes très compétitifs tels que la médecine, la pharmacie et l'odontologie.

Demandes individuelles pour les universités publiques et privées

Si vous vous inscrivez à une université de manière traditionnelle, la procédure variera probablement au moins légèrement d'une université à l'autre. Il existe toutefois des lignes directrices générales qui s'appliquent à la plupart des universités.

Le premier conseil que nous pouvons vous donner est de visiter le site web des universités de votre choix. Vous y trouverez une section spéciale expliquant la procédure de candidature, les documents requis, les moyennes à atteindre, les documents à soumettre, les délais, etc.

Une fois que vous avez rassemblé toutes les informations et tous les documents requis par l'université de votre choix, vous devez envoyer tous les documents, soit sous forme papier, soit sous forme numérique.

Veuillez également noter qu'il sera probablement nécessaire de demander des traductions certifiées de vos documents pertinents afin que le personnel allemand de l'université puisse évaluer correctement vos résultats et vos notes. Vous pouvez obtenir ces traductions, par exemple, auprès de traducteurs tels que Lingoking.

En outre, il n'est pas rare, en particulier dans les petites universités, d'organiser de petits entretiens avec les étudiants potentiels.

Candidature à une université allemande via uni-assist.de

Si vous envisagez de vous installer en Allemagne pour vos études, il est fort probable que vous posiez votre candidature auprès de plusieurs universités. Ce processus peut s'avérer fastidieux : plusieurs plateformes, de nombreux documents et d'autres problèmes qui peuvent survenir. Sachez toutefois qu'en Allemagne, de nombreuses universités ont centralisé le processus de candidature des étudiants étrangers en utilisant uni-assist.de.

Qu'est-ce que uni-assist.de ?

Uni-assist est une organisation qui gère les candidatures pour environ 170 universités dans toute l'Allemagne. Elle évalue vos certificats afin que les universités puissent mieux évaluer leurs candidats. En outre, uni-assist met à votre disposition le portail MyAssist, qui vous permet de gérer et de suivre vos candidatures.

De nombreuses universités ont centralisé le processus de candidature sur le site uni-assist.de. Pour vous, cela présente l'avantage que, si vous souhaitez postuler auprès de plusieurs universités qui coopèrent avec uni-assist, vous n'aurez à télécharger tous vos documents qu'une seule fois et pourrez traiter toutes vos candidatures à partir d'un portail en ligne centralisé.

Toutefois, il convient de mentionner que, même si le processus de base via uni-assist est toujours le même, les universités peuvent exiger des documents différents ou ne travailler avec uni-assist que pour certains cours spécifiques. Il est donc toujours utile de consulter le site web de l'université de vos rêves avant de vous lancer dans le processus de candidature afin de vous assurer que vous fournissez tous les documents correctement.

Application standard via uni-assist

Une fois que vous savez que votre université traite les candidatures par l'intermédiaire d'uni-assist, vous devez vous rendre sur son site web et vous familiariser avec son fonctionnement, les délais de traitement et les frais. Dans ce qui suit, vous apprendrez comment fonctionne le processus de base en trois étapes simples. Vous trouverez de plus amples informations directement sur le site web du portail.

Étape 1 : Rassembler vos documents

Après l'inscription, vous devez vérifier quels sont les documents requis par votre université. Vous pouvez également le faire via le sélecteur d'uni-assist, mais il est conseillé de vérifier directement auprès de votre université afin de ne pas oublier de documents importants. N'oubliez pas d'obtenir des traductions certifiées par un tribunal et des copies certifiées conformes de vos documents, qui doivent être téléchargées en plus de vos documents originaux. N'oubliez pas que ces traductions prennent du temps et qu'il faut donc vous y prendre à l'avance.

Si vous cherchez un traducteur qualifié et certifié pour vos documents, consultez Lingoking* pour des traductions de haute qualité.

Étape 2 : Créer votre demande et télécharger des documents

Vous avez tous les documents en main ? Il est alors temps de créer votre candidature en ligne pour les universités qui vous intéressent. Une fois que c'est fait, téléchargez tous les documents dont vous avez besoin. N'oubliez pas de télécharger les originaux et les versions traduites si nécessaire. Vérifiez si votre université accepte les candidatures en ligne uniquement ou non.

Si les candidatures en ligne sont acceptées, votre processus de candidature est presque terminé. Si les candidatures en ligne ne sont pas possibles dans votre université, vous devez envoyer à uni-assist les copies certifiées de vos certificats d'études et leurs traductions. Le relevé de notes doit également être inclus. Les documents relatifs à la candidature à l'université elle-même ne doivent pas être envoyés par la poste. Veuillez vous assurer que tous les documents ont été téléchargés ou envoyés à uni-assist avant la date limite.

Étape 3 : Payer les frais de traitement

Avant que vos demandes ne soient traitées, vous devez payer les frais de traitement à uni-assist. Jusqu'à ce moment-là, aucune de vos demandes ne sera traitée. Cela vaut toutefois la peine de vous renseigner auprès de votre université, car certaines d'entre elles prennent en charge les frais de traitement. Actuellement, les frais pour la première demande d'inscription à une université s'élèvent à 75,00 €, et chaque demande ultérieure coûte 30,00 €. Une fois cette démarche effectuée, vous pouvez envoyer vos documents à l'adresse suivante :

Uni-assist e.V.11507

Berlin

ALLEMAGNE

Important : ne pas envoyer les documents originaux à uni-assist, vous en aurez probablement besoin plus tard. N'envoyez PAS vos documents originaux à uni-assist, vous en aurez probablement besoin plus tard. N'envoyez que les copies certifiées conformes et leurs traductions !

Une fois qu'uni-assist a reçu tous vos documents, il les examine et résume son évaluation dans un bref document. La préparation de ce document prend entre quatre et six semaines. Les résultats de votre évaluation vous seront ensuite envoyés par courrier électronique ou postal. Veillez à vérifier que vos résultats ne comportent pas d'erreurs. En cas d'erreur, contactez directement uni-assist et clarifiez les problèmes avec eux afin de recevoir une évaluation correcte de vos diplômes.

Dès que vous aurez reçu une évaluation positive, celle-ci sera automatiquement envoyée par voie électronique, avec vos autres documents de candidature, aux universités auxquelles vous avez postulé. À partir de ce moment, le processus de candidature est terminé et vous devez attendre la réponse de l'université pour savoir si elle vous accorde ou non une place d'études.

Candidatures par le biais de hochschulstart.de

Lorsqu'une université délivre une lettre d'admission à un étudiant, elle lui réserve déjà une place d'étude. En général, les étudiants postulent à plusieurs universités différentes pour augmenter leurs chances. Cependant, dans la plupart des cas, ils n'informent pas l'université qu'ils n'accepteront pas leur offre parce qu'ils ont une autre place ou qu'ils n'ont pas commencé leurs études à la date spécifiée.

C'est pourquoi la procédure de service axée sur le dialogue (DoSV) a été introduite pour de nombreux programmes d'études populaires tels que la médecine, la pharmacie et l'odontologie. Cette procédure est coordonnée par hochschulstart.de. L'objectif est de répartir équitablement les places d'études pour les programmes d'études populaires entre tous les candidats qualifiés et d'éviter les places vides dans les salles d'études. Ainsi, l'ensemble de la procédure augmente généralement les chances de tous les candidats d'être acceptés dans les programmes d'études qu'ils souhaitent.

La fonction de recherche de hochschulstart.de vous permet de savoir si le programme d'études que vous souhaitez suivre est soumis à la coordination du DoSV. Si c'est le cas, vous devez déposer votre candidature à la fois sur hochschulstart.de et sur uni-assist. Sur hochschulstart.de, vous recevrez des numéros d'identification appelés BID et BAN, que vous devrez saisir dans votre compte uni-assist (appelé My assist) tout au long de la procédure de candidature. Hormis les numéros d'identification supplémentaires BID et BAN, la procédure via uni-assist reste la même que celle décrite ci-dessus.

Une fois que vous avez terminé la constitution du dossier de candidature, que vous avez payé les frais d'uni-assist et que vous avez envoyé tous les documents, vous devez établir un classement de préférence entre les universités auxquelles vous avez postulé.

Dès que l'évaluation est terminée, uni-assist envoie automatiquement votre candidature aux universités que vous avez sélectionnées. Vous devrez ensuite vérifier à nouveau sur hochschulstart.de si vous avez été admis et pour quels programmes d'études. Dès que vous recevez les premières admissions, vous devez sélectionner sur hochschulstart.de une offre que vous souhaitez accepter. Les autres offres seront rejetées par ce choix. Par conséquent, réfléchissez bien avant d'accepter une offre.

Demandes avec documentation d'examen préliminaire (Vorprüfungsdokumentation)

Certaines universités demandent également une documentation d'examen préliminaire ("Vorprüfungsdokumentation"), qui est également créée par uni-assist. Le processus ne diffère pas beaucoup du processus de candidature standard via uni-assist, qui est décrit dans les sections ci-dessus.

Si vous souhaitez vous inscrire dans une université qui exige de tels documents, vous devez suivre les étapes suivantes en plus de la candidature standard via uni-assist. Vous devez payer les frais de dossier et envoyer les documents requis par l'université (y compris les traductions certifiées) à uni-assist par la poste.

Uni-assist vérifie à nouveau vos documents de manière ciblée, transfère les notes dans le système allemand et vous donne une évaluation globale. Cette documentation vous sera ensuite renvoyée et pourra être utilisée l'année suivante pour vos démarches de candidature.

Informations importantes :

• Veuillez noter que la création de cette documentation prend entre 4 et 6 semaines.
• Il est important de toujours respecter les délais communiqués par votre université et uni-assist.
• L'une des principales différences par rapport à la procédure "normale" via uni-assist est que vous devez envoyer vous-même vos documents de candidature, y compris les documents d'examen préliminaire, à votre université. Ne manquez pas ce détail !

Documents requis pour s'inscrire dans une université allemande

Même si les universités ont des exigences différentes à l'égard de leurs candidats, il y a toujours des documents que vous devrez fournir dans la plupart des cas, et il est sage de les préparer à l'avance.

Lettre de motivation ("Motivationsschreiben" en allemand)

Dans cette lettre, vous expliquez brièvement pourquoi vous souhaitez étudier en Allemagne et pourquoi vous avez choisi cette université en particulier comme destination. Soyez bref, mais essayez aussi d'être un peu plus précis sur l'université à laquelle vous postulez.

Personne ne veut lire un texte général qui pourrait être envoyé à n'importe quelle université. Essayez de limiter la lettre à une seule page, avec une police et une taille de caractères normales (généralement entre 10 et 12) et rédigez-la en allemand ou en anglais.

Comment rédiger une lettre de motivation

Une lettre de motivation captivante peut vous aider à vous distinguer des autres candidats en renforçant votre candidature et en démontrant votre dévouement et votre enthousiasme pour le programme. Grâce à ce cours, vous apprendrez à rédiger une lettre de motivation convaincante qui augmentera considérablement vos chances d'admission à des programmes compétitifs.

Curriculum Vitae (CV) ("Lebenslauf" en allemand)

Ce n'est pas toujours nécessaire, mais certaines universités veulent voir votre évolution au fil des ans et veulent savoir ce que vous avez fait auparavant. Dans un CV, vous indiquez généralement votre parcours académique et professionnel.

Notez que le format du CV allemand est différent de celui des autres pays et que la structure générale et la lisibilité sont plus importantes que la conception, sauf si vous postulez à un diplôme de design. Dans ce cas, vous pouvez également utiliser le CV pour démontrer vos compétences, mais n'en faites pas trop.

Certificat de fin d'études ou certificats d'études antérieures

Selon le type d'études que vous souhaitez entreprendre, vous devrez présenter différents documents. Si vous souhaitez entamer un programme d'études de premier cycle en Allemagne, vous devez présenter un certificat de fin d'études conforme aux exigences allemandes pour un programme d'études de premier cycle.

Si votre certificat de fin d'études n'est pas suffisant, vous devrez peut-être suivre un cours préparatoire en Allemagne avant de commencer vos études. Vous pouvez en outre vérifier quel type de certificat est suffisant ou quelles exigences supplémentaires doivent être remplies sur ce site web.

Il en va de même si vous souhaitez commencer ou poursuivre votre master ou d'autres études supérieures en Allemagne. Dans ce cas, vous devez fournir les certificats d'études antérieurs que vous avez obtenus au cours de votre carrière universitaire. Vous pouvez vérifier sur ce site si vos diplômes déjà obtenus sont suffisants pour le programme d'études que vous souhaitez suivre.

Traductions et copies de documents

Si vous avez un certificat de fin d'études ou un diplôme universitaire de votre pays d'origine, il est probable qu'il soit délivré dans la langue principale de votre pays d'origine. Cependant, pour votre candidature à l'université, vous aurez très probablement besoin d'une version allemande ou anglaise de vos documents. Il est donc nécessaire d'obtenir des traductions officielles de vos documents que vous pourrez remettre à l'université ou à d'autres parties.

En outre, vous devez également obtenir des copies officiellement approuvées de vos documents pertinents et de leurs traductions. Les universités allemandes exigent parfois que vous fournissiez des copies physiques de vos documents, car vous ne voulez pas remettre les originaux.

N'oubliez pas que les traductions et la délivrance de copies sont effectuées par des tiers, dont vous ne savez jamais exactement combien de temps ils auront besoin pour leurs services. Par conséquent, prévoyez toujours un délai tampon suffisant pour l'obtention de ces documents.

Documentation de l'examen préliminaire ou autres évaluations

Certaines universités peuvent vous demander de fournir des documents d'examen préliminaire ou d'autres évaluations de vos relevés de notes. Ces documents constituent une évaluation de vos notes et comprennent souvent la conversion de vos notes dans le système de notation allemand en plus d'une évaluation générale. L'obtention de ces documents peut prendre jusqu'à six semaines, c'est pourquoi vous devez les demander dès le début de la procédure de candidature.

Conseils pour une candidature réussie

Vous trouverez ci-dessous une brève liste de points à prendre en compte dans toute procédure de candidature.

• Respectez toujours les délais ! Rien n'est plus décourageant qu'une candidature rejetée parce que le délai n'a pas été respecté.
• Vérifiez quels sont les portails auprès desquels vous devez vous inscrire pour vos candidatures.
• Renseignez-vous suffisamment à l'avance sur les documents dont vous avez besoin et sur les traductions possibles.
• Prévoyez toujours une période tampon, en particulier si des traductions ou des évaluations externes doivent être effectuées.
• Avant d'introduire votre demande, vérifiez que vous disposez de tous les documents nécessaires.
• Une fois que votre demande est prête, soyez patient. La bureaucratie allemande n'est pas réputée pour sa rapidité. Cela vaut également pour les universités.
• Diversifiez ! Posez votre candidature à plusieurs universités et à plusieurs filières d'études.
• Veillez à ce que les informations contenues dans vos documents soient faciles à lire et que les scans soient de bonne qualité.
• Essayez de faire bonne impression en présentant des documents soignés, exempts de fautes de frappe ou d'erreurs de formatage.